Ключевые факторы успеха внедрения комплексной автоматизированной системы класса ERP

Внедрение комплексной системы автоматизации предполагает следующие этапы 

 Постановка цели до старта реализации проекта

Автоматизация предприятия — перспективное направление, позволяющее:

Заменить ручной труд; Как бы это не было удивительно, в настоящее время до сих пор могут преследоваться такие цели, как замена ручного труда: работы в Excel, бумажные архивы документов и т.д.

Снизить расходы предприятия; Снижение расходов достигается за счет контроля, оперативного учета и др. Возникает возможность проведения в оперативном режиме инвентаризации, выявление хищений. Снижается трудоемкость учета.

Повысить эффективность деятельности; Повышение эффективности деятельности предприятия достигается за счёт планирования, анализа, получения детально достоверной информации о текущем положении дел на предприятии. Происходит анализ того, что было в прошлом и то, что планируется на будущее. 

Улучшить эффективность бизнес-процессов. Улучшение эффективности деятельность предприятия происходит за счет оптимизации различных бизнес-процессов.

Хорошие цели	Плохие цели
Повысить эффективность Заменить ручной труд Автоматизировать ключевые бизнес-процессы	Автоматизация ради автоматизации Внедрить «модную» систему Сделать как у конкурента

 Назначение ответственного лица с каждой стороны

У Подрядчика формируется проектная команда, в которой обязательно должен быть руководитель. Также ответственное лицо должно быть назначено и со стороны Заказчика.

Это может быть не обязательно человек, который понимает ИТ, это человек, который всеми силами стремится достичь цели проекта. Изменения встречают сопротивления. РП на стороне Заказчика должен быть тот человек, который будет это понимать и, не взирая на сопротивления, прикладывать усилия к тому, чтобы достичь цели проекта. 

В ходе проекта необходимо проводит совещания под председательством двух руководителей проекта. Результаты совещания должны протоколироваться. Также важно, чтобы обеими сторонами было принято к исполнению решения, принятые на совещании. На совещаниях подрядчик должен информировать Заказчика о текущих положениях дела, о текущих достижениях, проблемах. Информировать необходимо оперативно по мере появления проблем для их своевременного решения. 

 Проведение предпроектного обследования

При проектировании сложных ERP систем мы рекомендуем создавать демо пример. По типовой функциональности внедряемого программного продукта, на реальных данных заказчика можно показать заказчику, как эта система будет вести себя в условиях его специфики.

 При формировании демо-примера можно получить список функциональных разрывов, то, чего не реализовано в продукте, но требуется для реализации проекта. Оценить список данных разрывов – это будет частью оценки бюджета проекта.

Как есть	Как будет	Демо-пример
«Лоскутная» автоматизация «Бумажный» учет Многие важные процессы не автоматизированы Учет ведется в Ms Excel Учет ведется в нескольких Учетных стемах	Программный продукт охватывающий все основные бизнес-процессы Единая база данных Отсутствие дублирования хранения и ввода данных Невозможность «обмануть» систему

 Выбор программного продукта

Автоматизация управления одной операции, либо автоматизация всего процесса управления производством определяет выбор программного продукта   

В рамках предпроектного обследования на примерах одного или нескольких продуктов мы можем сделать демо-пример и это будет один из механизмов выбора наилучшего программного продукта. 

 Выбор методики внедрения

Наиболее распространённая, классическая, общепринятая методика внедрения на рынке информационных технологий -  это каскадная модель, которая предусматривает все детали. Данная модель хороша тем, что она достаточно предсказуема. Однако есть свои недостатки – данная методика достаточно продолжительная и включает такие этапы, как проектирование, разработка, тестирование, обучение, опытная эксплуатация, промышленная эксплуатация. Есть риск, что на этапе эксплуатации подрядчик может допустить ошибки на этапе проектирования, а исключить этого нельзя. Далее может выясниться, что разработанный программный продукт не вполне соответствует запросам пользователей и не может быть внедрен в таком виде. Таким образом, нам надо будет возвращаться на этап проектировки, разработки, что негативно скажется на сроки проекта и бюджет.

Наша компания в проектной работе ставит задачу, в кратчайшие сроки создавать готовые к использованию функции. Разработка ведется итерационно недельными или 2-ух недельными циклами. Т.е. мы ставим на недельный цикл конкретные цели, которые планируем достичь. Например, мы хотим доработать и запустить в эксплуатацию участок учет договоров. Внедряя реализацию, мы хотим за неделю доработать нюансы, обучить пользователей и посадить юристов, чтобы они вносили договора. Это ощутимый кусок работы для всех участников процесса. Когда мы смогли убедится, что цель достигнута, работа начинается по следующей итерации.

Таким образом, достижимые результаты будут показываться с определенной периодичностью. Заказчику будет понятно, что проект идет в верном направлении, что пользователи осваивает систему, Заказчик будет быстро давать обратную связь и получать результат. На практике эти технологии совмещаются обычно с каскадной моделью. Есть разделение на этапы, есть описанное содержание проекта. Внутри каждого этапа, если это возможно, мы стараемся использовать гибкие технологии и как можно быстрее «выходить» к пользователям и начать им давать результат, получать обратную связь. 

Предварительная запись на семинар