После внедрения подсистем управления закупками, продажами, запасами на базе 1С:ERP топ-менеджеры крупнейшего нефтехимического предприятия в режиме реального времени контролируют большие потоки сырья, складские запасы и продажи готовой продукции. Учет стал точным и прозрачным, а детализированные данные можно получить за считанные минуты в несколько кликов.
В 2016-2020 годах на ОАО «Белшина» неоднократно разрабатывались планы мероприятий по автоматизации отдельных направлений деятельности, поскольку действовавшая с 2004 года основная учетная система на базе платформы «1С:Предприятие 8» не охватывала многих бизнес-процессов предприятия. В том числе в разрезе счетов отражались менее 40% данных бухгалтерского учета, не было системы прослеживаемости сырья, оперативного производственного учета, расчета затрат, себестоимости продукции и прочего.
«Однако сроки исполнения планов по автоматизации периодически пересматривались ввиду невозможности их реализации собственными силами сотрудников предприятия и выполнения масштабных доработок на устаревшей платформе», – рассказала «ЭГ» Татьяна Пациенок, начальник управления информационных технологий ОАО «Белшина».
В итоге было принято решение обратиться к стороннему разработчику, но при этом остаться на продукте «1С», так как основной состав технических специалистов «Белшины» имеет опыт работы именно с данной платформой. Кроме того, использование программного обеспечения «1С» снижает риски, связанные с возможным применением западных санкций.
Запрос ценовых предложений был направлен компаниям, обладающими необходимыми компетенциями и входящими в ТОП-10 «1С:Франчайзи» в Республике Беларусь согласно рейтинговой оценке фирмы «1С». При выборе подрядчика в рамках процедуры закупки, в первую очередь, ориентировались на положительный опыт в автоматизации крупных белорусских предприятий и наличие в штате сертифицированных специалистов по внедрению ERP-систем. В итоге выбор пал на ОДО «ЮКОЛА-ИНФО-Брест».
Шаг за шагом
Совместную работу с «ЮКОЛА-ИНФО-Брест» начали летом 2020-го с предпроектного обследования (ППО), которое, по словам Татьяны Пациенок, позволило определить объем рассматриваемых бизнес-процессов, выявить основные проблемы, которые ОАО «Белшина» может решить с помощью автоматизации, сформировать общее видение будущего проекта, его границ и функциональных возможностей с учетом специфики предприятия. По итогам ППО и анализа имеющихся на рынке программных продуктов, в качестве комплексного решения выбрали «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси».
В рамках подготовительного этапа, который завершился в начале 2021 года, приобрели лицензионное программное обеспечение, дополнительные лицензии для рабочих мест и сервера приложений.Внедрение проекта по автоматизации было разделено на 2 этапа. На первом этапе (с марта т.г. заработал в режиме опытно-промышленной эксплуатации) автоматизировали следующие бизнес-процессы:
- управление закупками и запасами сырья с маркировкой и прослеживаемостью сырья;
- управление продажами и запасами готовой продукции с маркировкой и прослеживаемостью готовой продукции;
- сводный бухгалтерский учет;
- план-фактный анализ.
На текущий момент реализуются мероприятия в рамках второго этапа. Среди объектов автоматизации:
- основное производство;
- заработная плата;
- бухгалтерский учет;
- вспомогательные подразделения.
Для предприятия уже получены первые результаты от автоматизации. По словам Татьяны Пациенок, “Белшина” рассчитывает на значительный экономический эффект, однако для его оценки нужно некоторое время. А вот организационные и технические детали уже можно оценить.
Итак, отдельные блоки учета были переведены из старой системы в 1С:ERP с доработками в части улучшения функциональности бизнес-процессов. Некоторые направления деятельности, например учет закупок сырья, автоматизированы практически с нуля. На сегодняшний день все поступающие сырье и материалы подлежат маркировке и регистрации в системе «1С:ERP». Всего в ОАО «Белшина» оборудовано 12 точек учета основного и вспомогательного сырья. Проведенная работа значительно улучшили планирование и прогнозирование закупочной деятельности, а также складскую логистику.
«Если раньше кладовщики руководствовались только данными накладной и лишь по личному опыту могли оценить, действительно ли поставщик привез заявленные объемы, то сейчас все сырье мы учитываем на основе взвешивания, – рассказывает представитель «Белшины». – Кроме того, маркировка сырья позволила нам контролировать дальнейшее его использование. Применяя на складе мобильные терминалы сбора данных (ТСД), мы всегда знаем, когда поступило сырье, от какого поставщика и в каком количестве.
Дело привычки
“Поначалу работники складов восприняли цифровые нововведения с настороженностью, некоторые попросту боялись пользоваться компьютером и другим оборудованием. Сказывалось то, что в подразделениях много людей в возрасте старше 50 лет. Однако достаточно быстро люди приняли новую систему, научились ей пользоваться, и сейчас ни одна партия сырья не идет в производство немаркированной, как и выпущенная готовая продукция (шины)”, – заверила начальник управления информационных технологий.
Похожая ситуация наблюдалась и в подразделениях финансово-экономического блока. Работники постарше, привыкшие к прежней системе учета, проявляли консерватизм. Кто помоложе – новое воспринимали с интересом. Однако и здесь в итоге все адаптировались к работе в ERP-системе.
“Если раньше отчетность велась в разрозненных системах и могла героически формироваться вручную в Excel до позднего вечера, то сейчас в 1С:ERP достаточно выбрать вариант отчета, нажать кнопку “сформировать” – и за пару минут получить все необходимые данные”, – отметила Татьяна Пациенок.
Промежуточные результаты проекта уже позволили топ-менеджерам “Белшины” получить мощный инструмент учета и контроля, позволяющий в режиме реального времени отслеживать бизнес-процессы. Повысилась скорость получения информации, данные приходят максимально точные, улучшилось планирование и прогнозирование, как в части закупок сырья, так и по продажам готовой продукции. Все это в совокупности позволяет принимать более качественные управленческие решения.
Выверенный подход – устойчивая система
“Проект по автоматизации ОАО “Белшина” масштабный и амбициозный. Ставится много задач, что делает его еще более интересным. Нам первым в Беларуси удалось успешно организовать маркировку шин, настроить интеграцию с порталами прослеживаемости и EDI-системой напрямую из 1С. Сегодня ОАО "Белшина" обменивается информацией о маркированных шинах, используя электронный обмен данными”, – говорит руководитель проекта ОДО «ЮКОЛА-ИНФО-Брест» Евгений Цветинский.
Он также отметил максимальную вовлеченность заказчика, что позволяет успешно реализовывать проект, в том числе оперативно вносить корректировки. “Отчет о предпроектном обследовании, при всей его объемности и полноте, описывает задачу в общем. Мы видим вектор, понимаем, как будем внедрять ERP-систему. А вот детали, подводные камни, становятся понятны уже на этапе реализации. Тут важно оперативно принять решения, чтобы проект продолжал развитие в правильном направлении”, – пояснил специалист.
Устойчивость работы автоматизированной системы обеспечивается за счет двух важных составляющих. С одной стороны, «ЮКОЛА-ИНФО-Брест» применяет выверенный проектный подход: работа ведется в несколько последовательных этапов – стадия анализа, обследование, активная разработка, тестирование, тестовые пуски, опытная эксплуатация. С другой стороны, система содержит журнал программных ошибок и сбоев, который помогает программистам оперативно устранять проблемы без серьезных рисков для предприятия. Кроме того, 1С:ERP как продукт постоянно развивается, разработчик регулярно совершенствует функционал и выпускает соответствующие релизы.
Что важно учесть на старте ERP-проекта
Представители “Белшины” и “ЮКОЛА-ИНФО-Брест” также дали несколько советов тем, кто только задумывается о комплексной автоматизацией бизнес-процессов на своем предприятии.
Татьяна Пациенок рекомендует:
- Четко ставить цели: чего ожидаете от автоматизации, как она должна помочь топ-менеджерам управлять бизнесом, каковы желаемые рамки проекта.
- Изучить рынок программных продуктов, в том числе на предмет совместимости с уже действующей на предприятии системой учета.
- Изучить опыт внедрения ERP на других предприятиях. Это поможет полноценно оценить работоспособность системы и услышать отзывы заказчиков.
- Реализовывать проект поэтапно, в первую очередь сосредоточившись на направлениях, которые наиболее быстро дадут отдачу.
- При недостатке собственных ресурсов обратиться к стороннему разработчику.
“Полагаю, что с учетом тенденций в сфере ИТ, мало найдется промышленных предприятий, особенно крупных, которые в короткие сроки могут провести комплексную автоматизацию собственными силами. Тем более когда речь идет о системах ERP-класса, когда требуется большой штат компетентных специалистов, в том числе бизнес-аналитиков, разработчиков и тестировщиков. Полноценное разделение роли и ответственности в проектах может предложить только компания, которая специализируются на автоматизации бизнес-процессов, такая как брестская “ЮКОЛА”.
Если у Вас есть интерес к проектам такого масштаба - давайте обсудим! +375 (17) 55 100 55